Spain – Signing and sending documents with an apostille

Important documents for Spain

SpainDo you need to send documents from Australia to Spain? For many of our clients sending documents to Spain, the process involves having those documents notarised by us and then stamped with an apostille from the Department of Foreign Affairs and Trade (DFAT). The process can be a little confusing if you haven’t done it before, but that’s why you’re reading this article – we do it all the time, so let us help explain.

¿Necesitas enviar documentos de Australia a España? Para muchos de nuestros clientes que envían documentos a España, el proceso implica que esos documentos sean notariados por nosotros y luego sellados con una apostilla del Departamento de Relaciones Exteriores y Comercio (DFAT). El proceso puede ser un poco confuso si no lo ha hecho antes, pero es por eso que está leyendo este artículo: lo hacemos todo el tiempo, así que permítanos ayudarlo a explicarlo.

Step 1 – Notarisation

As a leading provider of notary public services in Sydney, we assist many clients with notarising their documents. Notarisation generally means their documents have been attested/endorsed by us in some way or another.

Como proveedor líder de servicios de notario público en Sídney, ayudamos a muchos clientes a certificar sus documentos ante notario. La notarización generalmente significa que sus documentos han sido certificados o respaldados por nosotros de una forma u otra.

For example, if we’re witnessing someone sign a document, then we notarise that document certifying that we witnessed the person sign the document in our presence and that we’ve also confirmed that person’s identity according to their photo identity document (usually their passport). One of the most common requests that we receive is to notarise the power of attorney for Spain. When signing a power of attorney, you appoint someone (ie, your attorney) in Spain to look after your personal, property or business dealings on your behalf.

Por ejemplo, si somos testigos de que alguien firma un documento, notarizamos ese documento para certificar que fuimos testigos de que la persona firmó el documento en nuestra presencia y que también confirmamos la identidad de esa persona de acuerdo con su documento de identidad con foto (generalmente su pasaporte). ). Una de las solicitudes más habituales que recibimos es la de protocolizar el poder notarial para España. Al firmar un poder notarial, designa a alguien (es decir, su abogado) en España para que se ocupe de sus asuntos personales, de propiedad o comerciales en su nombre.

We can also make copies of original Australian government documents, like birth certificates, marriage certificates, or death certificates, and we notarise those copies on the basis that they’re certified copies of the original documents.

También podemos hacer copias de documentos originales del gobierno australiano, como certificados de nacimiento, certificados de matrimonio o certificados de defunción, y notariamos esas copias sobre la base de que son copias certificadas de los documentos originales.

We also verify certain documents like education documents such as school reports, college or university degrees or transcripts or other qualifications, and we can verify work experience and employment paperwork, doctor and medical records, police and criminal history checks, company and business documents – and the list continues.

También verificamos ciertos documentos, como documentos educativos, como informes escolares, títulos universitarios o universitarios, o expedientes académicos u otras calificaciones, y podemos verificar la experiencia laboral y la documentación laboral, registros médicos y médicos, verificaciones de antecedentes penales y policiales, documentos comerciales y de la empresa, y la lista continúa.

Essentially, we help people overseas confirm the truth, validity, and genuineness of certain documents or acts (ie, signing) originating in Australia.

Esencialmente, ayudamos a las personas en el extranjero a confirmar la veracidad, validez y autenticidad de ciertos documentos o actos (es decir, la firma) que se originan en Australia.

When it comes to sending these documents to Spain, then the notarisation is also done for the purpose of obtaining an apostille from DFAT, which is an essential step in ensuring the documents will be accepted in Spain.

Cuando se trata de enviar estos documentos a España, la certificación notarial también se realiza con el fin de obtener una apostilla de DFAT, que es un paso esencial para garantizar que los documentos serán aceptados en España.

Step 2 – Apostille

The apostille is an internationally recognised stamp issued by DFAT. Countries that are members of the Apostille Convention will recognise documents that have been stamped with an apostille issued by other member countries.

La apostilla es un sello reconocido internacionalmente emitido por el DFAT. Los países miembros del Convenio de Apostilla reconocerán los documentos que hayan sido sellados con una apostilla emitida por otros países miembros.

Since Australia and Spain are both members of the Apostille Convention, documents from Australia and intended for Spain must be stamped with an apostille (the reverse is also true, in that documents from Spain intended for Australia should also be stamped with an apostille in Spain before they will be accepted in Australia).

Dado que tanto Australia como España son miembros del Convenio sobre Apostilla, los documentos de Australia destinados a España deben estar sellados con una apostilla (lo contrario también es cierto, en el sentido de que los documentos de España destinados a Australia también deben estar sellados con una apostilla en España antes de los documentos serán aceptados en Australia).

In Australia, DFAT is the issuing authority for the apostille which means that all documents intended for other member countries must be stamped with an apostille from DFAT. Documents that can be stamped with an apostille include public documents, like original Australian government documents, or private documents (some of those we’ve already outlined in the example above) which have been notarised by a notary public. This means that most clients who want to send documents from Australia to Spain must follow this two-step process of notarisation followed by an apostille.

En Australia, DFAT es la autoridad emisora de la apostilla, lo que significa que todos los documentos destinados a otros países miembros deben estar sellados con una apostilla de DFAT. Los documentos que se pueden sellar con una apostilla incluyen documentos públicos, como documentos originales del gobierno australiano, o documentos privados (algunos de los que ya hemos descrito en el ejemplo anterior) que han sido notariados por un notario público. Esto significa que la mayoría de los clientes que desean enviar documentos desde Australia a España deben seguir este proceso de dos pasos de certificación notarial seguido de una apostilla.

What can we do for you?

If you’re sending documents from Australia to Spain, then we can help you with notarisation and we can arrange for the apostille from DFAT.

Si envía documentos de Australia a España, podemos ayudarlo con la certificación notarial y podemos tramitar la apostilla del DFAT.

In most cases, notarisation is as simple as making an appointment with us. We’re usually readily available to take appointments throughout the week and can often assist on short notice (or at least make time in between appointments if appointment times are already booked). Our processes are simple and fast, and our notary fees are fixed and low cost. We’re usually able to notarise documents at the time of the appointment or shortly after (especially if the notarisation requires verification and a response from third parties).

En la mayoría de los casos, la notarización es tan simple como concertar una cita con nosotros. Por lo general, estamos disponibles para tomar citas durante la semana y, a menudo, podemos ayudar con poca antelación (o al menos hacer tiempo entre citas si los horarios de las citas ya están reservados). Nuestros procesos son simples y rápidos, y nuestros honorarios notariales son fijos y de bajo costo. Por lo general, podemos certificar documentos en el momento de la cita o poco después (especialmente si la certificación requiere verificación y una respuesta de terceros).

If you’re signing documents that need to be used in Spain, then you’ll need to come in person to sign those documents in front of our notary public. Our notary public will confirm that you signed your documents in their presence, that they witnessed you sign your documents, and that they verified your identity according to your photo identification document (generally your passport).

Si está firmando documentos que deben usarse en España, deberá venir en persona para firmar esos documentos ante nuestro notario público. Nuestro notario público confirmará que usted firmó sus documentos en su presencia, que lo vieron firmar sus documentos y que verificaron su identidad de acuerdo con su documento de identificación con foto (generalmente su pasaporte).

For clients who have their documents notarised by us, we can also help with arranging for the apostille from DFAT if they prefer to avoid the time and hassle of doing it themselves. When handled by us, the apostille process is as simple as leaving the documents with us to make all of the necessary arrangements. In all cases, whether you decide to do it yourself or ask us to do it for you, the apostille process will take some time and cannot be done immediately.

Para los clientes cuyos documentos son notariados por nosotros, también podemos ayudarlos a tramitar la apostilla del DFAT si prefieren evitar el tiempo y la molestia de hacerlo ellos mismos. Cuando lo manejamos nosotros, el proceso de apostillado es tan simple como dejarnos los documentos para hacer todos los arreglos necesarios. En todos los casos, ya sea que decida hacerlo usted mismo o nos pida que lo hagamos por usted, el proceso de apostillado tomará algún tiempo y no se puede hacer de inmediato.

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Sending documents from Australia to other countries can be complicated. We make it simple.

If your documents must be stamped with an apostille or authenticated and then legalised, we can help with that too. We've also created a flowchart to explain the process.

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Our office is conveniently located in Parramatta, the geographic centre of the Sydney metropolitan area. We help clients from across Sydney and beyond with personal, professional and timely notary public services.

Ern Phang, Notary Public
Ern Phang
Notary Public

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Ern Phang is a director of Phang Legal and a notary public (since 2005). Ern regularly writes about his experiences as a notary public and the issues faced by his clients in sending documents to other countries.

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