Germany – Signing Documents and Apostille

Notary public services for Germany

Germany

Do you live in Australia but you must sign documents to be used in Germany? The chances are you must sign your documents in front of a notary public and then have those documents stamped with an apostille. This process is straightforward if you know what to expect. Let us help you.

Notariatsdienste für Deutschland

Leben Sie in Australien, müssen jedoch Dokumente unterzeichnen, die in Deutschland verwendet werden sollen? Wahrscheinlich müssen Sie Ihre Dokumente vor einem Notar unterzeichnen und sie dann mit einer Apostille beglaubigen lassen. Dieser Prozess ist unkompliziert, wenn Sie wissen, was Sie erwartet. Lassen Sie uns Ihnen helfen.

Who can be my witness?

If you’re signing documents in Australia but they’re to be used in Germany, you’ll likely need to sign them in front of a notary public as your witness.

In Australia, there are other kinds of authorised witnesses, such as a justice of the peace, commissioner of oaths, or a lawyer. If you’re using your document in Australia and depending on where and what that document was, you could even sign it in front of a doctor, dentist, accountant, pharmacist and others – it’s quite a lengthy list. However, for documents intended to be used in other countries (ie, not Australia) including Germany, there generally is only one kind of accepted witness – and that’s a notary public.

Wer kann mein Zeuge sein?

Wenn Sie in Australien Dokumente unterzeichnen, die jedoch in Deutschland verwendet werden sollen, müssen Sie sie wahrscheinlich vor einem Notar als Zeugen unterzeichnen.

In Australien gibt es andere Arten von autorisierten Zeugen, wie einen Friedensrichter, einen Eideskommissar oder einen Anwalt. Wenn Sie Ihr Dokument in Australien verwenden und je nachdem, wo und was das Dokument ist, könnten Sie es sogar vor einem Arzt, Zahnarzt, Steuerberater, Apotheker und anderen unterzeichnen – die Liste ist ziemlich lang. Für Dokumente, die in anderen Ländern verwendet werden sollen (d.h. nicht in Australien), einschließlich Deutschland, gibt es jedoch in der Regel nur eine Art akzeptierten Zeugen – und das ist ein Notar.

What’s a notary public?

notary public, also known as a public notary, is a senior lawyer who can administer oaths and statutory declarations, witness, and authenticate documents and perform certain other acts in Australia in relation to documents intended to be used in another country.

In addition to notarisation, different intended destination countries have different requirements and so you should check the specific requirements of where you intend to send your documents. For Germany, documents generally must be notarised and then stamped with an apostille.

Was ist ein Notar?

Ein Notar, auch als öffentlicher Notar bekannt, ist ein erfahrener Rechtsanwalt, der Eide und gesetzliche Erklärungen abnehmen, Dokumente bezeugen und beglaubigen sowie bestimmte andere Handlungen in Australien im Zusammenhang mit Dokumenten ausführen kann, die für die Verwendung in einem anderen Land bestimmt sind.

Neben der Beglaubigung gibt es unterschiedliche Anforderungen für die Bestimmungsländer, daher sollten Sie die spezifischen Anforderungen des Landes überprüfen, in das Sie Ihre Dokumente senden möchten. Für Deutschland müssen Dokumente in der Regel notariell beglaubigt und anschließend mit einer Apostille versehen werden.

What’s an apostille?

In Australia, an apostille is a stamp/certificate issued by the Department of Foreign Affairs and Trade (DFAT) certifying that a document is either an original Australian government document or a document that has been notarised by a notary public.

An apostille will only be recognised in a country that is a signatory (like Australia and Germany) to the Apostille Convention otherwise known as the Hague Apostille Convention or officially known as the Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents.

Was ist eine Apostille?

In Australien ist eine Apostille ein Stempel/Zertifikat, das vom Department of Foreign Affairs and Trade (DFAT) ausgestellt wird und bescheinigt, dass ein Dokument entweder ein Originaldokument der australischen Regierung ist oder von einem Notar beglaubigt wurde.

Eine Apostille wird nur in einem Land anerkannt, das Vertragspartei (wie Australien und Deutschland) des Apostille-Übereinkommens ist, auch bekannt als das Haager Apostille-Übereinkommen oder offiziell als das Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation.

How do I get my document notarised and stamped with an apostille for Germany?

If you’re signing a document to be used in Germany, this means you must:

  • You must visit the notary public with your completed, but not signed, document.
  • You must be able to identify yourself, generally by producing your passport or other valid photo identification.
  • The notary public will verify your identity.
  • You must sign your document in front of the notary public.
  • The notary public will witness you sign your document.
  • The notary public will sign and apply a notary seal to your document.
  • You can then arrange for your own apostille through DFAT or the notary public can make those arrangements for you.

As a leading provider of notary public services in Sydney and with experience in helping clients with their documents intended for Germany, we can witness you sign your document, notarise your document, and we can arrange for the apostille – all for a low-cost fixed fee. The turnaround time for the entire process, specifically obtaining the apostille from DFAT, will vary depending on DFAT processing times if you intend to make your own arrangements. However, as we have regular appointments with DFAT to assist with applying for the apostille, we’re able to obtain the apostille on your documents quickly and with certainty.

Wie lasse ich mein Dokument für Deutschland notariell beglaubigen und mit einer Apostille versehen?

Wenn Sie ein Dokument unterzeichnen, das in Deutschland verwendet werden soll, bedeutet dies, dass Sie:

  • Sie müssen den Notar mit Ihrem ausgefüllten, aber noch nicht unterschriebenen, Dokument aufsuchen.
  • Sie müssen sich identifizieren können, in der Regel durch Vorlage Ihres Reisepasses oder eines anderen gültigen Lichtbildausweises.
  • Der Notar wird Ihre Identität überprüfen.
  • Sie müssen Ihr Dokument vor dem Notar unterschreiben.
  • Der Notar wird Ihre Unterschrift als Zeuge beglaubigen.
  • Der Notar wird Ihr Dokument unterschreiben und mit einem Notarstempel versehen.
  • Sie können dann Ihre eigene Apostille über das DFAT arrangieren, oder der Notar kann diese Vereinbarungen für Sie treffen.

Als führender Anbieter von Notariatsdienstleistungen in Sydney und mit Erfahrung in der Unterstützung von Kunden bei ihren für Deutschland bestimmten Dokumenten können wir Ihre Unterschrift beglaubigen, Ihr Dokument notariell beurkunden und die Apostille arrangieren – alles zu einem kostengünstigen Pauschalpreis. Die Bearbeitungszeit für den gesamten Prozess, insbesondere für die Beschaffung der Apostille vom DFAT, variiert je nach den Bearbeitungszeiten des DFAT, wenn Sie Ihre eigenen Vorkehrungen treffen möchten. Da wir jedoch regelmäßige Termine mit dem DFAT haben, um bei der Beantragung der Apostille zu helfen, können wir die Apostille auf Ihren Dokumenten schnell und sicher erhalten.

Phang Legal - Celebrating 20 Years of Service

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Sending documents from Australia to other countries can be complicated. We make it simple.

If your documents must be stamped with an apostille or authenticated and then legalised, we can help with that too. We've also created a flowchart to explain the process.

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We're a leading provider of notary public services in Sydney. We're known for our experience and expertise in notarising documents for other countries, our low-cost fixed fees and service offering, and our availability to help on short notice.

Our office is conveniently located in Parramatta, the geographic centre of the Sydney metropolitan area. We help clients from across Sydney and beyond with personal, professional and timely notary public services.

Ern Phang, Notary Public
Ern Phang
Notary Public

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Ern Phang is a director of Phang Legal and a notary public (since 2005). Ern regularly writes about his experiences as a notary public and the issues faced by his clients in sending documents to other countries.

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